Voici des suggestions qui vous permettront d’organiser et 
animer efficacement une réunion et par le fait même d’engager et maximiser le plein potentiel de vos employés.
La méthode « TOP »
La planification des réunions selon la méthode top est efficace. Cet outil vous permettra de structurer en toute simplicité vos réunions. C’est un départ gagnant qui guidera vos réunions vers le top !
- Le thème : Quel est le sujet de la réunion, quelle est la problématique, quels sont les points importants à traiter ;
- L’objectif : Quel est le but de cette rencontre, qu’est-ce que la réunion doit apporter à l’organisation, quel changement voulons-nous apporter, etc. ;
- Le plan : C’est la structure de l’ordre du jour (c’est votre planification), qu’elles soient les points à couvrir afin d’atteindre l’objectif, les changements escompter ou le but précis.
Autre astuce : diviser les points à aborder en réunion en deux sections :
- Les points à discuter : soit des éléments que l’on souhaite discuter ensemble et consulter l’équipe
- Les changements à apporter : soit des éléments déjà élaborés et pour lesquels on souhaite apporter des changements immédiats.
Informer vos employés
Il est suggéré de divulguer le sujet ou la raison de la réunion à votre équipe à l’avance. Vos employés doivent savoir pourquoi ils sont là. Idéalement, il faut partager l’ordre du jour au moins 48 heures avant la réunion. Lorsque l’ordre du jour est présenté avant la réunion, vos employés ont le temps de réfléchir aux sujets et il vous sera plus facile d’orienter efficacement les conversations et d’obtenir leur participation.
Impliquer vos employés
Vous pouvez mandater un collaborateur différent pour chacune de vos réunions. Il aura la tâche de prendre en note les points importants qui nécessiteront des suivis subséquents. Vous serez pleinement concentré à animer votre réunion.
Vous pouvez demander à un employé de préparer une section de la réunion. Si l’un de vos employés a eu l’occasion d’assister à une formation, vous pouvez lui demander de faire un résumé de celle-ci au reste de l’équipe.
Présenter les problématiques ou les sujets plus « ennuyeux » sous forme de jeux interactifs. Par exemple, pour sensibiliser vos employés à ne pas gaspiller les fournitures dentaires, vous pourriez faire un quiz « connais-tu? ». Vous pourriez ainsi présenter certaines fournitures dans le but de faire d’en fait deviner le coût. Cette activité est aussi intéressante pour valider les acquis à la suite de l’implantation d’un nouveau logiciel, d’une nouvelle procédure, d’une formation, etc..
Trouver le bon moment
Vous le vivez peut-être, il est parfois difficile de mobiliser les employés lorsque vous annoncez la date d’une réunion. Il est plus facile de susciter l’engagement d’un employé lorsqu’il est considéré dans la prise de décision. Pour votre prochaine réunion, vous pourriez proposer deux possibilités de date ou moment et consulter votre équipe selon la majorité.
Inviter seulement les employés concernés
N’hésitez pas à organiser des réunions par département. Si vous organisez une réunion avec toute votre équipe, assurez-vous que l’ordre du jour est plus général afin que tous se sentent concernés, comme une réunion de nouvelle année, de teambuilding, etc. Lorsque vous créez votre ordre du jour, si vous réalisez qu’à plusieurs reprises vous dressez des sujets qui concernent seulement un département précis, il serait préférable de faire une rencontre seulement avec ce groupe.
Voici quelques recommandations utiles favorisant la tenue de réunions performantes :
- Commencer la réunion à l’heure prévue
- Rappeler l’objectif à l’équipe
- Préparer et tester le matériel dont vous aurez besoin
- Définir le temps qui sera dédié à la formation
- Utiliser le même modèle d’ordre du jour pour toutes vos réunions
- Rester le plus concret possible
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